Lorsqu’il n’est pas toujours évident de se retrouver tous ensemble dans une même pièce (à cause d’une pandémie, par exemple, ou bien tout simplement parce que vos bureaux sont éparpillés dans le monde), une newsletter interne est un excellent moyen de garder le contact entre les employés de votre entreprise.

Cela dit, même si vous avez la possibilité de vous retrouver, une newsletter interne est toujours un outil intéressant, puisque l’email est un moyen rapide et efficace de faire passer une information.

Dans cet article, nous passons en revue quelques éléments essentiels pour une bonne newsletter interne. Vous y trouverez :

• Des idées de contenu pour votre newsletter interne
• Des conseils pour le design de votre template de newsletter
• Les indicateurs utiles à suivre de près, et comment les améliorer
• Des protocoles pour sécuriser l’envoi de votre newsletter interne
• Des conseils pour améliorer votre délivrabilité

Lisez l’article en entier pour découvrir des exemples concrets, mais aussi des statistiques intéressantes pour vous montrer à quel point l’email est un outil formidable. C’est parti ! 🚀

Travail de fond et mise en forme

Quel contenu pour ma newsletter ?

Une newsletter interne est propre à chaque entreprise. Selon l’usage que vous souhaitez en faire et les destinataires de votre message, vous voudrez sûrement adopter un style de rédaction différent.

Votre newsletter peut ainsi contenir :

• Une intervention du PDG
• Des nouvelles concernant la situation globale de l’entreprise
• Un message de communication de crise 
• Des informations par rapport à un remaniement des équipes ou concernant la stratégie de l’entreprise
• Une invitation à une formation ou à un événement en interne

Vous pouvez aussi utiliser votre newsletter interne pour faire passer des messages plus légers, et mettre en avant des événements qui contribuent à entretenir votre esprit d’entreprise.

• Présenter de nouveaux collaborateurs. Lorsqu’une nouvelle personne rejoint votre entreprise, n’hésitez pas à le faire savoir dans votre newsletter. Vous pouvez aussi faire de même pour annoncer une promotion ou un changement de poste.
• Mettre en avant le travail de chacun. Vous pouvez par exemple présenter un projet, ou une équipe de temps en temps.
• Rappels utiles, ou life hacks. Cela peut être, par exemple, penser à votre email automatique avant de partir en vacances, la fin d’un challenge sportif ou encore annoncer le prochain repas de Noël.

Chez Liana Technologies, nous accompagnons plusieurs entreprises dans leur projet de newsletter interne avec notre solution d’email marketing facile d’utilisation, LianaMailer™. Créez des newsletters responsives et adaptées à votre charte graphique en quelques clics !

Vous souhaitez mettre votre projet en œuvre ? N’hésitez pas à nous contacter, nous serons ravis d’en discuter ensemble.

Un design cohérent pour votre newsletter interne

Le design de votre newsletter interne est tout aussi important que pour une newsletter externe. Ceci est d’autant plus vrai si votre entreprise possède différentes filiales : chacune d’entre elles doit avoir la possibilité de garder son identité visuelle. 

Vous pouvez faire appel à un designer en interne, à une agence, faire une demande auprès de votre fournisseur de logiciel ou bien utiliser des templates prêts à l’emploi.

Voici quelques conseils concernant le design global de votre newsletter :

• Faites en sorte que votre texte soit clair et lisible en utilisant des variations de taille de police. Mettez vos titres bien en évidence, et surlignez en gras les termes que vous souhaitez faire ressortir. 
• N’hésitez pas à utiliser de la couleur. Continuez de suivre votre charte graphique, bien évidemment, mais vous pouvez ajouter des touches de couleur çà et là pour rendre votre newsletter vivante et attrayante. 
• Préférez ce que l’on appelle un broken layout. Il s’agit en fait de casser l’aspect visuel de votre newsletter pour éviter un empilement de blocs rectilignes. Utilisez donc les diagonales et variez les formes présentes dans votre template. 
• Il est toujours mieux d’utiliser vos propres photos si possible, plutôt que provenant de banques d’images. Cela vous permet également de personnaliser encore plus votre newsletter interne, puisque vous mettrez en avant vos collaborateurs. 

Découvrez dans notre vidéo plus de conseils concernant le design de votre newsletter :

Notre Designer Edi et notre Communications Manger Fanni discutent ici en anglais. Activez les sous-titres en français ou en anglais si vous souhaitez être certain de bien tout comprendre.

Comme évoqué plus haut, votre newsletter vous sert peut-être à faire passer différent types de messages : s’agit-il d’une invitation à une formation interne? Ou bien de votre newsletter mensuelle remplie d’informations diverses ?

Dans ce cas, vous souhaiterez peut-être utiliser différents types de templates afin de bien déterminer l’intention de vos messages. Si cependant vous n’avez pas cette possibilité, pensez à bien faire ressortir visuellement le thème de votre newsletter. 

Vous pouvez également personnaliser l’objet de votre email, ainsi que l’adresse d’envoi. Près de la moitié des destinataires décident s'ils veulent ouvrir un email en se basant sur son objet (SuperOffice), vous voudrez donc porter une attention particulière à celui-ci.

Chez Liana Technologies, nous utilisons un emoji qui représente notre entreprise :

Mais vous pouvez le personnaliser autrement :

• [Invitation] Rejoignez notre webinar d’introduction 🔍
• Entreprise xx - Récapitulatif du mois

Un dernier point reste à aborder concernant le design de votre newsletter : son accessibilité. Certaines directives sont à prendre en compte pour que les personnes en situation de handicap ou ayant une déficience physique ou mentale puissent lire et apprécier votre message.

En voici quelques unes :

• Un ordre logique du contenu et une bonne hiérarchie des en-têtes
• Des alternatives textuelles pour les images (ou alt tags)
• Un contraste suffisant avec le fond du template, ainsi qu’avec les couleurs utilisées
• Un texte disponible en version brute

Indicateurs utiles pour améliorer la performance de votre newsletter interne

Une newsletter interne a pour but principal de tenir au courant l’ensemble (ou une partie) de vos collaborateurs au sujet d’événements les concernant. Il va donc de soi que le but est que tous les destinataires lisent votre newsletter.

Le taux d’ouverture (OR) et le taux de clics (CTR) sont des indicateurs vraiment parlant, surtout si votre entreprise est située sur différents sites. Vous pouvez également utiliser des heatmaps afin de voir quels sujets ont été les plus populaires.

Si vos taux d’ouverture sont vraiment faibles, vous pouvez par exemple :

1.  Adapter votre contenu. La personnalisation et la segmentation des emails a largement fait ses preuves, puisque d’après eConsultancy, 74% des marketers affirment que la personnalisation de leurs emailings accroît largement le taux d’engagement de leurs lecteurs.
   
   Il en va de même avec votre newsletter interne. Si vous avez la possibilité de personnaliser le contenu de votre newsletter en fonction des différents départements à laquelle elle est destinée, cela peut permettre d’impliquer vos collaborateurs et d’améliorer votre OR.
    
2. Faire attention à l’heure d’envoi. Essayez de privilégier un moment où vous savez que vos collaborateurs auront le temps de se concentrer sur votre message. 
   
   Si votre entreprise à des bureaux situés dans différents fuseaux horaires, privilégiez des envois séparés à des horaires pertinents pour chaque bureau, plutôt qu’un envoi global reçu à différentes heures de la journée. 
   
   Certaines études ont montré que le meilleur moment pour envoyer vos emails est le matin, entre 6h et 8h, mais aussi en fin d'après-midi, entre 17h et 19h. Gardez aussi en tête que 23% des ouvertures se font dans l’heure suivant la réception du message : d’où l’importance de l’heure d’envoi.
    
3. Éviter d’envoyer des newsletters trop longues. Préférez envoyer plusieurs newsletters courtes régulièrement plutôt qu’une longue de temps en temps. Si vos destinataires doivent bloquer un créneau dans leur emploi du temps pour la lire, ils ne l’ouvriront probablement pas.
    
4. Impliquer vos lecteurs. Si vous avez la possibilité d’ajouter un questionnaire ou une rubrique pour permettre à vos lecteurs d’interagir avec vous, cela peut les inciter à ouvrir votre newsletter. Bonus : vous augmentez votre CTR en même temps. 

Sécurité et délivrabilité optimales

Des newsletters sécurisées avec les protocoles SPF, DKIM et DMARC 

Sécuriser les envois de messages - internes comme externes - est très important. Il est de nos jours vraiment simple d’envoyer un email au nom d’une autre entreprise et de tenter d’extraire des données personnelles aux destinataires.

Afin de faire face à ce type de fraude, il est essentiel d’avoir les bons modes de protection en place. C’est dans ce but que les protocoles SPF, DKIM et DMARC sont utilisés. Ces acronymes ont l’air complexes, certes, mais il est bon de se familiariser avec :

• SPF

Le SPF (Sender Policy Framework) est une authentification d'email qui détermine quels serveurs peuvent utiliser le domaine de l'expéditeur comme adresse d'envoi. Le SPF contribue à assurer la bonne distribution de vos emails et empêche les spammeurs de falsifier votre domaine.

• DKIM

DKIM (DomainKeys Identified Mail) vérifie l'identité de l'expéditeur de l'email. Avec la vérification DKIM, un logiciel de messagerie (comme Gmail ou Outlook par exemple) peut reconnaître si l'email entrant est réellement de vous ou non. 

DKIM aide également à bloquer les spams et prévenir d'autres abus de messages, tels que le phishing.

• DMARC

Le DMARC (Domain-Based Message Authentication, Reporting and Conformance) s’utilise en complément du SPF et du DKIM. 

Le DMARC va permettre de confirmer le domaine de l'expéditeur en utilisant SPF ou DKIM : au moins un de ces mécanismes doit confirmer le domaine de l'adresse d'en-tête de l'expéditeur afin que le DMARC permette à l’email de se retrouver dans la boîte de réception du destinataire.

Améliorer la délivrabilité de votre message 

En plus de vous permettre de sécuriser vos envois, l’emploi de ces protocoles est un excellent moyen d’améliorer votre délivrabilité – c’est-à-dire éviter que vos emails ne se retrouvent dans la boîte spam de vos destinataires. 

D’après SuperOffice, en Europe, seulement 86,4% des emails atterrissent dans la boîte de réception des lecteurs.

Il existe plusieurs bonnes pratiques pour assurer une délivrabilité optimale de vos emailings. En ce qui concerne une newsletter interne, certaines de ces pratiques sont transposables :

1. Nettoyer vos listes de diffusion. Vous êtes déjà habitué à nettoyer régulièrement vos listes de diffusion pour vos emailings externes ? 
   
   Ne perdez pas le pli, et faites de même en ce qui concerne vos listes de diffusion internes, en supprimant par exemple les adresses obsolètes. Celles-ci entrent dans la catégorie des hard bounces, et qui sont les rebonds qui affectent le plus votre taux de délivrabilité.
   
    
2. Faites attention à votre objet d’email. Il s'agit d’éviter les “spam-trap”, des mots présents dans votre objet d’email qui vont inciter les logiciels de messagerie à classer votre message comme promotion, ou comme spam.
   
   Essayez également de ne pas abuser des majuscules et de la ponctuation (même si vous avez une très bonne nouvelle pour vos collaborateurs, les 3 points d’exclamation ne sont peut être pas nécessaires). 
    
3. Surveillez votre ratio image-texte. Même s’il s’agit d’une newsletter interne, votre logiciel de messagerie ne fera pas la différence et risque de faire passer votre message comme spam s’il contient trop d’images par rapport à la quantité de texte. Nous vous conseillons de réduire la taille de vos images ou de détailler le plus possible votre texte si tel est le cas.
    
4. Soyez sûr que votre email soit facilement lisible sur mobile. Le taux d’ouverture des emails sur mobile a largement augmenté depuis 2011, et ce pourcentage ne cesse de croître chaque année.

Êtes-vous désormais prêt à vous lancer dans la création ou l’amélioration de votre newsletter interne ? Si vous souhaitez avoir plus d’informations sur notre outil de création de newsletters, n’hésitez pas à nous contacter !