L'organisation d'un événement demande beaucoup de travail et comprend une bonne liste de choses à ne pas oublier. Les besoins en matière de communication varient selon le type d'événement : en direct, en ligne, ou hybride (combinant les deux). Invitations, tickets, messages de confirmation, rappels et autres messages informatifs (sans parler du marketing) il y a beaucoup de choses à retenir.
C'est pourquoi tout organisateur d'événements devrait inclure dans ses outils du quotidien le marketing automation.
Le marketing automation permet de cibler et de programmer des communications événementielles de manière plus efficaces. Les automatisations permettent de programmer des messages à l'avance et de les cibler sur certains publics en fonction de leur participation, de leur comportement ou d'autres données.
L'organisateur peut ainsi créer des flux d'automatisation qui rendent les dispositions plus faciles et plus efficaces. En utilisant l'automatisation du marketing, l'organisateur s'assure que toutes les données de l'événement sont utilisées et visibles pour l'ensemble de l'organisation.
Explorons ensemble les possibilités du marketing automation dans la communication événementielle. Dans cet article, vous trouverez...
- Un récapitulatif des événements hybrides et en ligne
- Conseils pour commencer à planifier votre marketing automation
Événements hybrides et en ligne
Le concept d'événement hybride n'est pas encore familier pour tous. Dans le meilleur des cas, un événement hybride peut combiner le meilleur des deux mondes, celui des événements en ligne et celui des événements en direct, en rassemblant un public plus large et peut-être même plus international.
Mais comment parvenir à en créer un et s'assurer que tout se passe bien ? C'est là qu'intervient une bonne communication événementielle. Veillez à communiquer de manière à ce que votre public comprenne le concept d'événement hybride et en tire des attentes réalistes. Avec les événements hybrides, il est particulièrement important de cibler le message en fonction du type de participation : les participants en ligne n'ont pas besoin d'instructions d'arrivée sur le lieu de l'événement et les participants en direct, en revanche, n'ont pas besoin de conseils supplémentaires sur l'utilisation de logiciel pour webinaire.
Les événements en ligne et les webinaires sont entrés dans nos vies au plus tard l'année dernière. Les communications relatives aux événements en ligne doivent également être informatives. Les participants veulent au moins connaître les exigences techniques pour suivre l'événement. Une bonne communication apporte une valeur ajoutée à l'expérience. Vous pouvez, par exemple, essayez de distribuer du matériel supplémentaire pour soutenir le programme.
Planifier votre marketing automation
Vous vous êtes probablement déjà familiarisé avec l'un des principes les plus importants du marketing : connaître les personas de vos clients. C'est également un bon point de départ pour planifier la communication et l'automatisation de l'événement.
Qui sont les participants idéaux à votre événement ? Quels médias utilisent-ils et lisent-ils ? Quelles sont leurs motivations pour participer à l'événement et quelle utilité en retireront-ils ? Ce sont là quelques-unes des questions importantes qui devraient être à la base de votre communication événementielle. Vous trouverez ici d'autres conseils pour la communication événementielle.
Après avoir défini le type de participant idéal, vous pouvez commencer à vous concentrer sur la manière dont ces personnes finiront par participer à votre événement. Ont-elles montré leur intérêt en s'abonnant à votre newsletter ou en cliquant sur un CTA ? Ou ont-elles déjà suivi la version pour débutants du même cours ? Ce sont là quelques questions qui vous guident pour trouver la base du public que vous voudrez inviter.
Et en un clin d'œil, vous avez maintenant créé des segments pour cibler vos messages marketing automation.
Comment utiliser le marketing automation pour des événements hybrides et en ligne ?
Découvrez les six étapes de l'utilisation du marketing automation dans la communication hybride et en ligne des événements :
- Visibilité de l'événement en ligne
- Invitations et marketing
- Messages de confirmation
- Rappels et messages informatifs
- Communication pendant l'événement
- Communication après l'événement
1. Visibilité de l'événement en ligne
Le marketing digital a besoin d'une première base : une landing page qui fournit plus d'informations à la personne qui navigue en ligne. Créez-en une pour votre événement avec un formulaire d'inscription. Les champs du formulaire doivent permettre de rassembler toutes les données nécessaires sur les participants en un seul endroit. Au lieu de rassembler de nombreux fichiers Excel ou d'essayer de suivre le nombre d'inscrits dans votre tête, nous vous recommandons d'utiliser un logiciel de gestion d'événements. Cela vous permettra également de vous assurer que toutes les données nécessaires, des régimes spéciaux aux questions de préférence, sont collectées et qu'il est possible de les rendre anonymes si nécessaire.
Tip ! Lorsque le processus d'inscription est intégré au marketing automation, vous pouvez utiliser les réponses et les choix des champs du formulaire pour cibler les messages automatiques.
De cette façon, la collecte des données des participants est automatisée et vous pourrez vous concentrer sur d'autres tâches.
2. Invitations et marketing
Le webinaire ou l'événement hybride se déroulant au moins partiellement en ligne, il est tout naturel d'envoyer les invitations sous forme numérique. L'envoi d'invitations digitales est plus facile avec un logiciel d'email marketing, de newsletter ou de marketing automation. Cela permet également d'automatiser et de cibler les messages.
Comment utiliser le marketing automation pour l'envoi d'invitations ?
- Programmez les invitations à l'avance, pour qu'elles soient envoyées un certain temps avant l'événement. Selon la nature de l'événement, nous recommandons de les envoyer au moins deux semaines avant. Cependant, un message de rappel envoyé plusieurs mois avant l'événement peut parfois s'avérer nécessaire.
- Ciblez les invitations sur le public de votre choix. À l'aide des données récupérées par le marketing automation, vous pouvez cibler...
- Les participants de tous ou de certains de vos événements
- Les participants antérieurs qui ont montré leur intérêt pour les événements à venir en remplissant un champ de formulaire spécifique lors de leur inscription
- Les personnes qui ont choisi de répondre à une certaine question dans votre formulaire de commentaires (essayez par exemple : "Souhaitez-vous participer à nos événements à l'avenir ?")
- Les abonnés à votre newsletter
- Liste des personnes qui ont téléchargé les documents de votre site Web
- Programmez et ciblez une autre invitation de rappel pour ceux qui ne se sont pas encore inscrits à une certaine date et heure.
3. Message de confirmation
Lorsque les participants se sont inscrits à un événement ou ont acheté un ticket, ils s'attendent souvent à recevoir un message de confirmation, indiquant que l'inscription a été effectuée avec succès.
Un logiciel de gestion d'événements comme Eventilla envoie généralement les messages de confirmation automatiquement par email, juste après l'inscription. Vous pouvez également permettre au participant de modifier ses propres informations de participation en un seul clic dans le message de confirmation.
Lorsqu'il s'agit d'événements hybrides, n'oubliez pas d'indiquer le type de participation dans le message de confirmation, afin que le participant puisse vérifier si le ticket correspond à un événement en ligne ou en direct.
4. Rappels et message informatifs
Les événements ont souvent des besoins de communication très différents, comme des rappels, des messages informatifs, des instructions ou peut-être même des lettres d'inspiration. Ce qu'ils ont tous en commun, c'est qu'il faut du temps pour planifier et rédiger les textes et le contenu. Dans la précipitation, il est facile de faire des erreurs (nous connaissons tous la frustration causée par la moindre faute de frappe).
C'est pourquoi toutes les communications événementielles devraient être automatisées bien avant l'heure de grande écoute. Nous recommandons toujours de planifier le cycle de communication d'un événement dans son ensemble, et longtemps à l'avance. Considérez au moins les points suivants : Que doivent savoir les participants avant l'événement ? Ont-ils besoin d'informations supplémentaires sur les modalités ou doivent-ils se préparer d'une manière ou d'une autre ?
Autres idées utiles :
- Les événements en ligne et les webinaires sont particulièrement faciles à oublier. Ne nous sommes-nous pas tous inscrits au moins une fois à un webinaire, pour nous apercevoir que nous l'avions oublié le lendemain... C'est pourquoi il est bon de proposer un lien vers un calendrier, afin que les participants puissent ajouter l'événement et les rappels à leur propre calendrier. Nous recommandons également d'envoyer un message de rappel au moins 15 minutes avant l'événement. Ce rappel doit inclure le lien du webinaire et des instructions sur la façon de joindre l'événement.
- Les communications relatives aux événements hybrides doivent toujours être ciblées en fonction du type de participation. Les participants aux événements en direct voudront probablement connaître les instructions d'arrivée au moins un jour avant, tandis que les participants en ligne sont généralement satisfaits de recevoir les liens de diffusion du webinaire le jour de l'événement.
- Vous pouvez également cibler des messages de rappel et d'information automatisés en fonction des choix de champs du formulaire d'inscription. Par exemple, essayez d'envoyer des recommandations sur les possibilités d'hébergement à proximité aux personnes qui ont choisi "J'ai besoin d'un hébergement sur place" lors de leur inscription.
5. Communication pendant l'événement
Il est parfois nécessaire de communiquer avec le public même pendant l'événement. Si le besoin de communication est urgent, nous vous recommandons d'opter pour le SMS, car il atteint généralement le destinataire un peu plus rapidement que l'email.
Vous pouvez également programmer des messages via marketing automation pendant l'événement, à la fois via email et SMS. Essayez par exemple d'envoyer aux participants des documents supplémentaires sur le programme de l'événement sous forme de PDF ou de leur rappeler le nom des prochains intervenants. Lorsque vous aurez programmé l'envoi des messages au bon moment, vous pourrez vous concentrer sur d'autres préparatifs.
6. Communication après l'événement
Vous ne devez pas oublier les participants, même après l'événement. Après tout, ils vous ont donné un peu de leur temps précieux en choisissant d'assister à votre événement !
Il est généralement judicieux de cibler la communication après l'événement sur la base des données de participation – c'est-à-dire si le participant a participé au webinaire ou s'est rendu sur place, ou s'il l'a complètement manqué.
Envoyez aux participants un message de remerciement et, surtout, une enquête de satisfaction. Lors de la planification de l'enquête, il est bon de se rappeler que les champs du formulaire peuvent être utilisés ultérieurement et aider au ciblage de vos futures campagnes via marketing automation. Souhaitez-vous avoir plus de détails de la part des participants ayant rendu un feedback négatif, afin de vous expliquer leurs raisons ou leurs suggestions de développement ? Ou cibler le marketing de votre prochain événement vers ceux qui ont dit qu'ils étaient intéressés à participer à l'avenir ? Vous pouvez également créer une alerte en cas de feedback très négatif, ce qui vous permet de réagir à temps.
N'oubliez pas non plus les personnes qui se sont inscrites mais ne se sont jamais présentées à l'événement. Les événements en ligne et les webinaires en particulier, sont souvent suivis d'un enregistrement de l'événement, et c'est pourquoi beaucoup s'attendent à recevoir l'enregistrement après coup en s'inscrivant simplement. Et lorsqu'il s'agit d'événements futurs, ce public est également idéal à cibler.
Mais comment transmettre les données de participation à un logiciel de marketing automation ? L'intégration d'un webinaire à un logiciel de gestion d'événements permet de suivre les données de participation et, de cette manière, de cibler les messages en fonction de la présence du participant. D'autre part, la participation à un événement hybride en direct peut être suivie, par exemple, en scannant des tickets via QR code.
Gestion efficace des événements avec Eventilla
Eventilla est un outil de gestion d'événements qui permet de créer des landing pages, des pages d'inscription, des rapports, d'envoyer des messages et de créer des enquêtes. Le processus de création d'événement est toujours conçu de manière à respecter la marque organisatrice, ce qui fait de l'événement une partie intégrante de votre activité marketing. Eventilla convient parfaitement aux événements hybrides et en ligne, car il permet de cibler les messages et de réaliser des intégrations variées.
Eventilla s'intègre aux outils Liana®Cloud tels que Liana®Cloud Marketing Automation et peut être utilisé dans la même interface utilisateur.
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